RPA Praktijkvoorbeeld: verwerken Excel bestanden

overtypen gegevens

Robotic Process Automation – een term die je waarschijnlijk steeds vaker tegenkomt. Maar wat is dat eigenlijk en hoe werkt het? Waar kan je het voor inzetten? Zou het iets voor jullie zijn?

Digitaliseren met RPA bespaart organisaties tijd en bevrijdt medewerkers van routinematig werk. Ik merk in de verschillende gesprekken die ik de afgelopen tijd heb gevoerd dat daar veel interesse naar is. Maar tegelijkertijd komt de vraag naar voren – waar kan je het eigenlijk precies voor inzetten?
Daarom ga ik de komende tijd een aantal artikelen schrijven met praktijkvoorbeelden. Vaak eenvoudige voorbeelden maar soms ook een wat complexere procesautomatisering. Want met RPA kan je klein beginnen (raad ik ook aan) maar zeker ook grote stukken van je proces laten uitvoeren.

Ik trap af met een praktijkvoorbeeld dat bij veel organisaties voorkomt: het periodiek verwerken van Excel gegevensbestanden in de administratie.

Het huidige proces

Het proces gaat als nu als volgt. Elke week ontvang je een mail van een ketenpartner of vaste klant. Of van één van jullie vestigingen of interne afdelingen. Je kan daarbij denken aan bijvoorbeeld bestellingen, gewerkte uren, bankafschriften etc. Gegevens die elke week weer moeten worden verwerkt.

In die mail zit een Excel bestand wat rechtstreeks uit hun applicatie komt (of door een medewerker handmatig in Excel wordt gezet…). Het bevat de gegevens die je nodig hebt om in te voeren in je eigen bedrijfsapplicatie (zoals de boekhouding).

Het proces is nu zo dat een medewerker de mail opent, het Excel bestand leest, en vervolgens de gegevens inbrengt in jullie systeem.

Soms is het iets efficiënter gemaakt: het Excel bestand kan door de medewerker met diverse handmatige handelingen worden omgevormd naar een bestand dat rechtstreeks kan worden ingelezen. Niet makkelijk maar het werkt. Voor die ene medewerker. Als je de handmatige handelingen in de goede volgorde uitvoert en geen fouten maakt.

Ideale wereld

Beide situaties lenen zich bij uitstek voor digitalisering met RPA. Maar in een ideale wereld gaat de uitwisseling van dit soort gegevens niet met Excel bestanden. De realiteit is echter dat volledig geautomatiseerde gegevensuitwisseling duur is om op te zetten en het lang duurt voordat je er plezier van hebt. Zeker wanneer tussen verschillende organisaties nieuwe afspraken moet worden gemaakt. In de tussentijd heeft RPA allang het werk overgenomen en is de medewerker wel ontlast van dit werk. Want dit soort robots ontwikkelen we in enkele dagdelen in plaats van in weken.

Gedigitaliseerd

Dit soort processen zijn heel goed te digitaliseren met RPA. Een software robot kan mails lezen, is heel goed in het omgaan met Excel bestanden en kan in applicaties hetzelfde als wat medewerkers kunnen (als ze de juiste rechten hebben gekregen uiteraard).
Gedigitaliseerd ziet het proces er dan als volgt uit:

  • De software robot ontvangt de mail
  • Kopieert het Excel bestand naar zijn werkomgeving
  • Leest er de benodigde gegevens uit
  • Logt in in de bedrijfsapplicatie
  • Voert de gegevens in
  • Logt weer uit
  • Maakt en mailt een verslag zodat de medewerker kan zien dat de verwerking is gelukt.

Dit soort kleine software robots hebben we al regelmatig voor klanten ontwikkeld.

Hun voordeel:

  • met een lage investering wordt de medewerker ontlast van deze routine-taak
  • meteen resultaat
  • de foutgevoeligheid neemt sterk af
  • de kans dat een mail per ongeluk wordt overgeslagen is nihil
  • wanneer de medewerker op vakantie gaat of ziek is hoeft het niet meer te worden overgedragen aan een collega

GGD Drenthe

Dagelijks stelt GGD Drenthe met de hulp van onze digitale medewerkers actuele Corona rapportages op. Bijvoorbeeld voor alle burgemeesters. Zo zijn ze
Lees bericht »