Controleren en goedkeuren van aanvragen

Robotic Process Automation (RPA) is hot. Steeds meer organisaties digitaliseren grote delen van hun processen met deze innovatieve oplossing. Maar wat is dat eigenlijk en hoe werkt het? Waar kan je het voor inzetten? Zou het iets voor jullie zijn?

Digitaliseren met RPA bespaart organisaties tijd en bevrijdt medewerkers van routinematig werk. Maar het is nog vaak onbekend en daarmee (onterecht) onbemind. Daarom publiceer ik een reeks artikelen met praktijkvoorbeelden.
De vorige keer beschreef ik hoe software robots het verwerken van Excel gegevens in de administratie kunnen overnemen.
In deze blog kijken we naar het controleren en goedkeuren van aanvragen.


Iedereen heeft er mee te maken. Er komt een verzoek, order, aanvraag  noem maar op in je inbox. Een routine taak, in een groter proces.
Vaak kan je dat in één keer goedkeuren, soms moet je eerst nog een eenvoudige controle uitvoeren.

Voorbeelden zijn:

  • Financieel & Logistiek: inkooporders, facturen, bestellingen, declaraties
  • HR: verlofaanvragen, onboarding nieuwe medewerkers
  • IT: aanvragen, bestellingen, facturen

Dit praktijkvoorbeeld gaat over het controleren en goedkeuren van uitgevallen orders van een webshop.

Het huidige proces

Een webshop krijgt haar orders digitaal binnen.
Het order management systeem signaleert automatisch of orders meteen kunnen worden uitgevoerd, of eerst moeten worden gecontroleerd. Dan komen ze op een lijst goed te keuren orders.
Meestal is dit niet nodig, maar zijn de betalingsgegevens niet tijdig genoeg bijgewerkt. Daardoor neemt het order management de beslissing ze op een uitvallijst te plaatsen.
Een medewerker kijkt elk kwartier naar de lijst, controleert de uitgevallen orders en keurt ze goed, of af.
Wanneer de order wordt goedgekeurd voor 23.00u wordt deze automatisch de volgende ochtend geleverd.
Maar de medewerkers werken alleen tijdens de reguliere kantoortijden, dus blijven weekend orders en avond orders liggen.

Gedigitaliseerd

Dit werk kan gelukkig eenvoudig door een software robot worden overgenomen.

Dit gaat dan als volgt:

  • De robot logt ieder kwartier in op het order management systeem
  • Gaat naar het scherm met uitgevallen orders
  • Voor iedere order controleert het de beschikbare betaalgegevens
  • Indien nodig logt het in op het debiteurensysteem om een eventuele betaalachterstand van de klant op te zoeken
  • Als alle seinen op groen staan keurt de robot de order goed
  • De robot plaatst zijn toelichting op de goedkeuring of afkeuring bij de order
  • Indien de order nog niet wordt goedgekeurd stuurt de robot een mail naar de medewerker, met een toelichting. Met een directe link naar de order in het order management systeem. En een link naar de klant in het debiteurensysteem. Zodat de medewerker niet door de applicaties hoeft te navigeren.

Het voordeel voor de klant

  • Door een kleine investering worden de medewerkers van de webshop ontlast van deze belangrijke maar saaie taak.
  • De robot doet zijn werk 24×7. Dus orders die voorheen bleven liggen worden nu meteen verwerkt en indien mogelijk uitgeleverd.
  • De klant van de webshop krijgt dus sneller zijn bestelling geleverd.

En vergeet ook de volgende bijkomende voordelen niet:

  • De foutgevoeligheid neemt af. Dus er hoeven minder herstelwerkzaamheden te worden uitgevoerd.
  • De traceerbaarheid van beslissingen neemt toe omdat de robot gedisciplineerd vastlegt hoe hij tot zijn beslissing is gekomen.

Wil je meer ideeën opdoen over processen die gedigitaliseerd kunnen worden?
Onderzoeksorganisatie AI Multiple heeft een uitgebreid overzicht gepubliceerd met allerlei voorbeelden waar je inspiratie uit kan halen.

GGD Drenthe

Dagelijks stelt GGD Drenthe met de hulp van onze digitale medewerkers actuele Corona rapportages op. Bijvoorbeeld voor alle burgemeesters. Zo zijn ze
Lees bericht »