GGD Drenthe behoudt overzicht in deze coronatijd met de hulp van Munker

  • Onuitvoerbaar processen kunnen nu toch dagelijks worden uitgevoerd.
  • Medewerkers worden niet belast met geestdodende administratieve taken
  • Achterstanden worden voorkomen
  • Snel aan de slag: een verrassend korte implementatietijd

Martijn Meelker, verpleegkundige en functioneel applicatiebeheerder: “Vraagstukken die door ons onoplosbaar lijken, kunnen met Robotic Process Automation wel worden opgelost.”

“Deze handelingen kan je niet handmatig doen, dan word je helemaal gek.” Michiel Brinksma, Informatiemanager.

De uitdaging van GGD Drenthe

GGD Drenthe bewaakt, beschermt en bevordert de gezondheid van de inwoners van de 12 Drentse gemeenten. De afgelopen 2 jaar zijn ze zeer druk met de bestrijding van Corona. Daarbij loopt de organisatie – net zoals de andere GGD-organisaties in Nederland – aan tegen uitdagende crisisvraagstukken. De GGD wordt overspoeld met nieuwe en zware administratieve taken, zeker nu het aantal tests en positieve uitslagen zo snel toeneemt. Dat vraagt om overzicht. Wat daarvoor nodig is, is data, veel, en snel.

De oplossing: digitale medewerkers van Munker helpen mee

Deze data, de actuele Corona gegevens, zitten in een paar landelijke systemen. Hiermee kan helaas geen geautomatiseerde koppeling worden gelegd. De enige manier om er toch data uit te krijgen, is om vanuit de applicatie bestanden binnen te halen.
Meerdere keren per dag, ook ‘s avonds en ’s nachts handmatig binnenhalen is geen optie. Het kost bijna een uur om dat handmatig te doen, en dan kan je vaak meteen weer opnieuw beginnen. Ondoenlijk en onmenselijk.
We hebben hiervoor een digitale medewerker ontwikkeld (met Robotic Process Automation). Het kost dit robotmens -zoals GGD Drenthe het noemt- nog geen 10 minuten per keer, en deze werkt 24 x 7. Het logt in, navigeert naar de juiste plekken en haalt de alle benodigde bestanden op. Vervolgens plaatst het deze bestanden op een centrale fileserver waarna een ander geautomatiseerd proces ze ophaalt en verwerkt in de Corona dashboards. Het robotmens heeft tegenwoordig een aantal collega’s (ook digitale medewerkers) die daarnaast allerlei nog ontbrekende detailgegevens opzoeken. Een mooi stel bij elkaar!

Munker heeft dezelfde drive en energie als wij om onze problemen op te lossen. Een echte partner.

Michiel Brinksma

Het resultaat

De GGD Drenthe organisatie werkt data-gedreven, en zet als early-adopter nieuwe technologie in voor processturing, monitoring, verantwoording en rapportage. Wekelijks en dagelijks worden op basis van onze exports geautomatiseerd actuele rapportages opgesteld. Bijvoorbeeld iedere ochtend voor de burgemeesters in Drenthe met daarin de laatste ontwikkelingen, met de nadruk op corona clusters bij zorg- en onderwijsinstellingen. Zo zijn ze op de hoogte en kunnen tijdig maatregelen worden getroffen. Drenthe loopt daarmee voorop en is een inspiratie voor de andere GGD organisaties. Daar houden we van bij Munker.
Een mooi voorbeeld is https://www.ggddrenthe.nl/corona/actuele-cijfers/.

Ik ben onder de indruk van hoe snel Munker nieuwe digitale medewerkers voor ons ontwikkelt, dat helpt ons zeer om deze drukke tijd door te komen.

Martijn Meelker

Het vervolg

De afgelopen weken is door de opkomst van de Omicron variant het aantal tests en positieve uitslagen snel toegenomen. Met de bijbehorende stijging van de werkdruk. Bij veel GGD’s lopen de administratieve achterstanden daarom snel op. Bij GGD Drenthe is het zeker ook heel hectisch, maar dankzij de inzet van nieuwe digitale medewerkers van Munker blijft het toch behapbaar.
Zo werd door ons op een donderdagmiddag een digitale medewerker ontwikkeld, die de dag erop al 36 manuur ‘rotwerk’ bespaarde. Het kostte de digitale medewerker slechts een half uur om dat werk uit te voeren.

Ik was eerst sceptisch over het nut en de inzetbaarheid van de digitale medewerkers, maar ik ben nu helemaal overtuigd. Zeker nu ze ook mutaties kunnen doorvoeren in onze systemen.

Michiel Brinksma