Monnikenwerk

Wat bedoelen we met Monnikenwerk?

Bij nagenoeg alle organisaties wordt intensief gebruik gemaakt van IT middelen. 

Dat wil helaas niet zeggen dat IT er altijd voor de medewerkers is.
Het lijkt wel andersom!

Veel van onze administratieve handelingen worden nog steeds handmatig door medewerkers uitgevoerd. Dat komt vaak heel precies, is repetitief en monotoon. Maar zonder deze hulp werken de IT systemen niet goed. 

Bij Munker noemen we dat Monnikenwerk. En dat kan worden gedigitaliseerd!  

Overtypen van gegevens

Besteden jullie veel tijd aan het handmatig overbrengen van gegevens uit het ene systeem in het andere?

Er zijn nog vaak medewerkers bezig met mails te verwerken die van klanten. Met met gegevens die moeten worden ingevoerd in de administratie. Zoals PDF bestanden met orders, of Excel bestanden met gegevens.

Robots kunnen deze mails volledig geautomatiseerd uitlezen, de bestanden analyseren en de gegevens invoeren in de administratie.

-> Zie ook onze blog over dit onderwerp.

Alleen open tijdens kantoortijden

Je klanten gebruiken jullie portaal ook buiten kantoortijden maar de afhandeling van vragen of bestellingen kan nu alleen gedurende werktijden?

Steeds meer organisaties hebben klantportalen waarmee klanten allerlei zaken kunnen regelen. Dat gebeurt uiteraard 24×7. Vaak moet een bepaalde (menselijke) controle of handeling moet worden uitgevoerd, voordat de digitale klantvraag (zoals orders) verder kan worden afgehandeld.

Robots kunnen deze klantvragen 24×7 controleren, beoordelen en goedkeuren. De ruime meerderheid van orders wordt dan automatisch afgehandeld en slechts een klein deel dient nog door een medewerker te worden afgehandeld. Dit verhoogt snelheid en klanttevredenheid.

Afhankelijk van Excel

Je bent afhankelijk van diverse complexe Excel bestanden die nodig zijn om jullie processen goed te laten werken? Blijft dat goed gaan?

Excel is één van de meest gebruikte administratieve tools. Die gebruikt wordt naast de ‘officiële’ administratie systemen. Om analyses en rapportages te maken, subadministraties bij te houden, gegevens te registreren die niet in het administratiesysteem kunnen worden bijgehouden etc.  

De bedrijfsvoering wordt steeds afhankelijker van deze Excel bestanden, en van de medewerkers die ze hebben gemaakt en precies weten welke 20 stappen ze moeten uitvoeren om het Excel bestand goed zijn werk te laten doen. 

Met robotisering en/of Lowcode applicatieontwikkeling kunnen we deze situaties naar een minimum terugbrengen. 

En nog meer voorbeelden.....

Is de klantenservice of salesdesk te veel bezig met administratieve verwerking in plaats van met klantcontact?

  • Robots nemen de administratieve verwerking over waardoor de productiviteit van de medewerker toeneemt. 

De werkdruk neemt toe en omdat jullie processen nog onvoldoende zijn geautomatiseerd, duren processen langer en er gaat meer fout?

  • Robots zorgen voor lagere werkdruk, maken minder fouten en het maakt ze niet uit of ze 1 of 1000 transacties moeten uitvoeren.

Bij de onboarding van een nieuwe klant of medewerker moeten meerdere systemen worden bijgewerkt en dat kost teveel tijd?

  • Robots voeren de gegevens snel en betrouwbaar in alle systemen in. 

Je wil je nieuwe CRM systeem of Portaal vullen met bestaande gegevens maar een deel kan alleen maar handmatig?

  • Robots halen de meeste gegevens uit de (oude) bron op en voeren ze in in het nieuwe systeem. Alleen de bijzondere situaties dienen nog door een medewerker te worden uitgevoerd.