Kleine stappen zetten met digitale medewerkers

Het idee van automatiseren van processen met Robotic Process Automation roept misschien vragen op zoals

  • Wat kunnen we automatiseren?
  • Waar kunnen we het beste beginnen?
  • Is dit wel geschikt voor een organisatie zoals de onze?
  • Is het niet te groot en te risicovol?
  • Hoe pakken we het aan?

Voor de hand liggende vragen. Ons advies: laat je niet weerhouden door deze vragen en begin klein.

Bedenk allereerst welke processen veel repetitieve handelingen kennen. Hoeveel tijd zou het team of de afdeling opleveren als je die handeling (deels) zou automatiseren? Door de ‘Return On Investment’ voor ieder proces te berekenen en te vergelijken, kun je beter bepalen waar je moet beginnen. Zijn de processen binnen jouw organisatie groot en complex, dan kun je ook beginnen met een sub-proces. Bijvoorbeeld een specifieke handeling binnen een administratief of financieel proces. Wel is het belangrijk om één proces te kiezen om mee te starten.

Dat is dan ook meteen onze tweede tip: RPA werkt niet als je probeert alle processen tegelijk te automatiseren, zonder een duidelijk doel voor ogen (de Return On Investment).

Klein beginnen helpt je ook om snel resultaat te boeken. En die resultaten helpen je om de meerwaarde van Robotic Process Automation aan te tonen en collega’s te laten zien dat RPA een nieuwe digitale collega is die je helpt en ondersteunt – en geen concurrent die het werk van hen overneemt.

Natuurlijk begrijpen we dat je er met deze kleine stappen nog niet bent. Daarom helpen we je graag met het zetten van de eerste stappen, met behulp van:

  • Een RPA workshop. Medewerkers weten zelf vaak heel goed wat het monnikenwerk binnen hun functie is. Alleen zijn ze zich er niet altijd van bewust dat je die repetitieve handelingen kunt automatiseren. Daarom leggen we in een korte workshop uit wat Robotic Process Automation is, hoe het werkt en waar je het voor kunt inzetten. Aan het eind van de workshop begrijpen jouw collega’s of medewerkers niet alleen wat RPA is, maar begrijpen ze ook hoe het hen kan helpen hun dagelijkse werkzaamheden gemakkelijker en leuker te maken én ontstaan ideeën voor het automatiseren van nog meer (sub)processen. En als je het ons vraagt is dat het mooiste resultaat van deze workshop.
  • Een Quick Scan van jouw organisatie. We analyseren de processen binnen een team of afdeling en adviseren je welke werkzaamheden beter door een digitale medewerker uitgevoerd kunnen worden. Daarbij kijken we naar aspecten zoals complexiteit, volume, frequentie en foutgevoeligheid. Deze Quick Scan geeft een goed beeld van de kansen op korte én lange termijn. Ook geeft deze scan je direct een business case met kwalitatieve en financiële argumenten die jouw organisatie helpt een onderbouwd besluit nemen over het vervolg.
  • Met een Proof of Concept zet je de eerste concrete stappen naar automatisering: het ontwikkelen van een eerste digitale medewerker. Met een korte doorlooptijd en een afgesproken budget.

Onze aanbieding:

  • Onze RPA workshops zijn gratis. We vinden het leuk om het verhaal te vertellen en met medewerkers in gesprek te gaan over hun werkzaamheden, monnikenwerk en daarbij te kijken of het ook anders kan.
  • Een Quick Scan bieden we aan voor een vaste prijs, afhankelijk van het aantal processen wat we gaan onderzoeken. De investering om een aanzienlijke besparing te realiseren binnen jouw organisatie is ongeveer 2.500 euro.
  • De kosten van een Proof of Concept hangen af van de complexiteit en omvang van het gekozen proces. Daar maken we graag goede afspraken over. Vaak kost een Proof of Concept niet meer dan EUR 5.000.

Ook geïnteresseerd in klein beginnen? Neem dan contact met ons op via onze Contactpagina.

GGD Drenthe

Dagelijks stelt GGD Drenthe met de hulp van onze digitale medewerkers actuele Corona rapportages op. Bijvoorbeeld voor alle burgemeesters. Zo zijn ze
Lees bericht »