De digitale medewerkers van Munker faciliteren de groei van AutoBinck Car Trade (ACT)

Auto’s inkopen en weer verkopen; simpel gezegd is dat wat ACT doet. Het bedrijf is onderdeel van de internationaal opererende AutoBinck groep en biedt een alternatief inkoopkanaal voor dealers, leasemaatschappijen en verhuurbedrijven in heel Europa.

Als het verbinden van vraag en aanbod het primaire proces van je organisatie is, dan is het logisch dat er veel in- en verkoopfacturen de deur uitgaan. Dankzij de digitale medewerkers van Munker verloopt dit proces bij ACT sinds kort een stuk efficiënter én sneller. Edwin Wouters, division controller bij AutoBinck, vertelt over zijn positieve ervaringen met Robotic Process Automation (RPA).

Munker is nuchter, ze doen niet te ingewikkeld en handelen snel en goed. Daardoor was de eerste robot binnen vier tot zes weken, nadat we het startschot hadden gegeven, al operationeel. Dat was een aangename verrassing.

Edwin Wouters | ACT
Denken in trailers

Bij ACT denken ze niet in auto’s, maar in trailers. Dat klinkt gek voor een bedrijf dat in auto’s handelt, maar dat komt doordat de in- en verkoop van auto’s verloopt vaak met tientallen en soms zelfs met honderden tegelijk. Daarbij maakt het niet uit of het om spiksplinternieuwe auto’s gaat of om jong gebruikte. 

“In de traditionele keten bouwt een fabriek de auto’s om ze vervolgens af te leveren bij een aan het merk gelieerde dealer. De dealer verkoopt de auto dan aan de eindklant.”, vertelt Edwin. ACT opereert veel breder. “We handelen in meerdere automerken en in zowel nieuwe auto’s als in occasions. Daarnaast werken Europees en houden we het aanbod in de verschillende landen dan ook scherp in de gaten. Zo kunnen we slim inkopen en bieden we leasemaatschappijen en dealers die verschillende automerken verkopen een aantrekkelijk alternatief voor de handel in zowel nieuwe als jong gebruikte auto’s.”

Werken met details

De inkoop- en verkoopafdeling van ACT mag dan in trailers denken; het Finance Team denkt wél in auto’s. En daar komen behoorlijk wat details bij kijken. Voor iedere auto wordt een aparte factuur aangemaakt; zowel bij inkoop als bij verkoop. In het boekhoudprogramma komen de facturen digitaal binnen, waarna ze de goedkeuringsflow ingaan. “En hoewel dit gedeelte digitaal en automatisch verliep, kwam er toch nog veel werk achterweg”, vertelt Edwin. 

Om de facturen daadwerkelijk in te kunnen boeken, moest het team handmatig de details van iedere auto aanpassen op de factuur. Denk aan het aankoopbedrag, de kleur van de auto, de kilometerstand en het chassisnummer. Dat is te overzien als het om één of twee facturen gaat, maar als dat – zoals bij ACT – met honderden tegelijk gaat, dan vraagt dat veel van het concentratievermogen van de financiële medewerkers. Bovendien komt het werk heel precies en is een foutje snel gemaakt. 

“Dat leidde tot vervelend en tijdrovend herstelwerk, waardoor het proces ons iedere maand ruim 32 uur kostte. Dit zou, met de groei van ons bedrijf, alleen maar toenemen. Met name in piekperiodes, zoals de maandafsluiting, ben je druk met analyses, rapportages en het afsluiten van de boekingsperiode. Dan kun je er eigenlijk geen 200 facturen bij hebben.” 

Edwin stond voor de keuze: óf een extra medewerker aannemen óf onderzoeken of ACT dit proces kon automatiseren. De Quick Scan van Munker werkte verhelderend: de inzet van RPA bleek een gunstige business case voor ACT.

Robots doen het werk

Inmiddels zet ACT dankzij Munker twee robots in: één voor het verwerken en aanmaken van inkoopfacturen en één voor de verkoopfacturen. De financiële medewerker hoeft de gegevens nog maar één keer in een Excelbestand in te voeren. Vanuit dat bronbestand start de robot de verwerking automatisch op. Hoe dat werkt? De robots draaien een aantal keer per dag een scriptje om te kijken of er iets open staat. Is er iets te factureren of te verwerken als inkoopfactuur? Dan gaan ze aan de slag. Zodra ze de werkzaamheden hebben afgerond, ontvangen wij een verwerkingsverslag dat de financiële medewerker alleen nog hoeft te controleren. 

Edwin: “In het proces zitten nu veel minder fouten. Als er iets ontbreekt aan de gegevens, start de robot de verwerking simpelweg niet op. Dat zien we terug in het verwerkingsverslag, doordat de status van de verwerking niet is veranderd. Het werk dat de robots voor ons doen, scheelt ons enorm veel repetitief monnikenwerk. Daardoor heeft mijn collega nu tijd voor andere werkzaamheden en vindt ze de inhoud van haar werk een stuk leuker. In plaats van zelf het routinematige werk te doen, hoeft ze enkel nog de verwerkingen te controleren.”

RPA faciliteert groei

ACT groeit snel en het aantal inkoop- en verkoopfacturen daarmee ook. Waar Edwin had verwacht vanaf het derde kwartaal een extra medewerker te moeten aannemen, hoeft dat nu niet meer dankzij de robots van Munker. Het prettige is dat de terugverdientijd van de digitale medewerkers veel korter is dan bij een fysieke medewerker: ongeveer 10 maanden. 

Edwin: “De implementatie verliep bovendien veel sneller dan ik had gedacht. Ik ben van IT-projecten gewend dat ze altijd langer duren, duurder uitvallen en de uitkomst altijd anders is dan je ervan had verwacht. Munker bewijst dat het tegenovergestelde ook kan. Ze zijn nuchter, doen niet te ingewikkeld en handelen snel en goed. Daardoor was de eerste robot binnen vier tot zes weken, nadat we het startschot hadden gegeven, al operationeel. Dat was een aangename verrassing.”

Naast de snelle implementatie is Edwin ook blij met de kansen die RPA zijn organisatie biedt. “De schaalbaarheid van onze organisatie is flink verbeterd dankzij de digitale medewerkers. Daardoor verwachten we sneller te kunnen groeien – en worden andere administratieve processen ook groter. Bij dergelijke groei verwachten we in de toekomst ook op andere processen digitale medewerkers in te zetten. Ik durf wel te stellen dat de digitale medewerkers van Munker ons als ACT helpen groeien.”