De digitale medewerkers van Munker verzorgen monnikenwerk voor AB Vakwerk

Organisaties die de samenwerking met Munker aangaan hebben twee dingen gemeen: visie en lef. Ze begrijpen als geen ander dat digitalisering onderdeel moet zijn van hun organisatie om ze slagkracht te geven. 

Daarbij komt dat ze het lef hebben om snel de stap te maken naar ‘doen’. Bij Munker geen langdurige IT-implementatietrajecten van ingewikkelde systemen, maar concrete en snel toepasbare oplossingen voor alledaagse uitdagingen. 

Dat ze bij AB Vakwerk beschikken over visie en lef, blijkt uit het gesprek met Bart van Doorn, financieel directeur van AB Vakwerk, en zijn collega Rob Polinder, manager marketing en recruitment van het bedrijf.

Bart van Doorn, financieel directeur bij AB Vakwerk

Rob Polinder, manager marketing en recruitment bij AB Vakwerk

Denken vanuit de medewerker

AB Vakwerk is een bekende naam in de wereld van arbeidsbemiddeling. Met een gemiddelde beoordeling van een 8,9 is de detacheerder geliefd bij vakwerkers. Ook opdrachtgevers in de agrarische sector, de groenvoorziening, grond- weg- en waterbouw en de bouw-, industrie en transportsector zijn zeer tevreden.
Bart heeft er een simpele verklaring voor: “We denken vanuit de medewerker. In het contact, in onze processen, in onze dienstverlening; letterlijk in alles wat we doen. Vanuit een oprechte betrokkenheid zorgen we voor passend werk en begeleiden we medewerkers in hun ontwikkeling. We bieden bijvoorbeeld uiteenlopende opleidingsmogelijkheden, extern en binnen onze eigen vakscholen. Het is ons doel om uiteindelijk voor alle kernsectoren een eigen vakschool te lanceren.” 

Hoge werkdruk door repetitief werk

Goed voor je medewerkers zorgen; als dat het uitgangspunt is van je organisatie, kom je bijna als vanzelf bij digitalisering uit. Want technologie faciliteert medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden en maakt werk gemakkelijker. Ten minste, dat zou het moeten doen.
Toen Gert-Jan Mellema, oprichter en eigenaar van Munker, als interim IT-manager bij AB Vakwerk aan de slag ging, ervoer hij het tegenovergestelde. De technologie vormde in veel gevallen juist een belemmering: systemen sloten niet op elkaar aan of boden geen passende oplossing voor de dagelijkse praktijk. Met als gevolg: omslachtige processen, mensen die ‘om systemen heen werkten’ en alsnog veel administratieve handelingen. Dit kon en moest anders, vond Gert-Jan. 

Mensen die om systemen heen werken - dat kan en moet anders

Gert-Jan Mellema | Munker

En daar waren Bart en Rob het roerend mee eens. Medewerkers gaven aan dat repetitieve handelingen nu eenmaal bij hun werk hoorden. Bart: “Dankzij de introductie van eerdere technologieën en systemen hadden we kleinere teams gecreëerd. Het repetitieve werk zorgde daardoor ook nog eens voor een hoge werkdruk.” Door de hele organisatie voerden medewerkers ritmische en standaard handelingen uit, maar de nood was het hoogst bij de commerciële binnendienst. Een concreet voorbeeld was de urenverwerking.
Rob: “Onze grote klanten hebben een eigen kloksysteem. Iedere week sturen ze de output, zodat onze medewerkers de uren kunnen verwerken.” 
Die output bestaat uit verschillende bestandsformaten en bovendien heeft iedere organisatie een andere CAO. Waar medewerkers bij de ene organisatie 200% van het salaris op een zondag verdienen, is dat bij een andere klant 140%. En waar bij Bedrijf A alles boven de 40 uur als overuren telt, is dat bij Bedrijf B weer anders geregeld. “Die klantafhankelijke kennis zat in de hoofden van onze mensen. Ze voerden eerst een aantal complexe handmatige bewerkingen uit voordat ze de uren in de administratie importeerden. Foutgevoelig en bovendien lastig over te dragen.”

De robot uit de mens halen

Rob vervolgt: “We merkten dat medewerkers zich graag wilden ontwikkelen, maar dat de hoge werkdruk hen daarin belemmerde.” Munker beloofde AB Vakwerk de robot uit de mens te halen“Daar werden we wel enthousiast van. Gert-Jan analyseerde onze bedrijfsprocessen en stelde kritische vragen. Tegelijkertijd wist hij onze medewerkers te motiveren goed na te denken welke werkzaamheden eigenlijk overbodig waren. Zo ontstond een lange lijst van repetitieve werkzaamheden die beter door een ‘digitale medewerker’, oftewel robot, uitgevoerd kunnen worden.” 
Bart vult aan: “Technologie is niet alleen een facilitator, maar ook een zogeheten business driver: als je de technologie verbetert, verbeter je de organisatie. Waar wij de oplossing zochten in standaard softwarepakketten, liet Gert-Jan ons zien dat robotisering een belangrijk onderdeel van je digitaliseringsstrategie moet zijn om flexibel en wendbaar te opereren. In de vernieuwde strategische visie van onze organisatie is dan ook expliciet opgenomen dat AB Vakwerk de komende jaren vol inzet op de ontwikkeling van mens én technologie.” 
Een logische stap als je bedenkt dat AB Vakwerk er heilig van overtuigd is dat mensen zich pas ontwikkelen zich als ze zinnig werk doen. “Werk waarin ze hun creativiteit kwijt kunnen, waarin hun meerwaarde tot zijn recht komt. Repetitief werk valt daar niet onder.”, benadrukt Bart.

Technologie is niet alleen een facilitator, maar ook een zogeheten business driver: als je de technologie verbetert, verbeter je de organisatie.

Bart van Doorn

Tien digitale medewerkers

Anderhalf jaar later heeft de organisatie meer dan tien ‘digitale medewerkers’. Bart vertelt: “Robots zijn nu een van de standaard oplossingen om administratieve processen efficiënter te maken. De robots zijn verantwoordelijk voor de urenverwerking en facturering, maar leveren bijvoorbeeld ook een belangrijke bijdrage aan datamigratie-projecten.” 

Met de robots combineren we het beste van twee werelden

Rob Polinder

Op de vraag of robots straks al het werk van echte mensen overnemen, zijn Rob en Bart stellig: “Absoluut niet.” Rob legt uit: “Met de robots combineren we het beste van twee werelden. De medewerker met inhoudelijke kennis krijgt ondersteuning van een digitale assistent die bijvoorbeeld 1.000 kliks overneemt. Ook moeten we de dagelijkse tijdswinst niet overschatten. Bij het ene klusje scheelt het een kwartier, bij een andere klus driekwartier. Dat lijkt summier, maar als je al die kwartiertjes bij elkaar op telt, maakt dat op jaarbasis een enorm verschil. Die tijd kunnen onze medewerkers nu benutten voor zinvol, niet-repetitief werk. Bovendien zien we kwaliteitsverbeteringen binnen de gedigitaliseerde processen. Waar gewerkt wordt, vallen spaanders, maar robots worden niet moe of afgeleid. Daardoor maken ze – mits goed geprogrammeerd – weinig tot geen fouten. Ook verlopen processen sneller en halen medewerkers hun weekdeadlines makkelijker.”

Terugverdientijd en waardecreatie

Tijdswinst en kwaliteitsverbeteringen; het klinkt veelbelovend, maar ook enigszins bekend. Beloven IT-leveranciers immers niet hetzelfde?
Bart: “Het voordeel van de inzet van robots is de snelle implementatie. Van eerste idee tot implementatie duurt een paar dagen tot maximaal een paar weken, afhankelijk van dat wat we robotiseren. Maar uiteindelijk zijn robots een pleister; een oplossing voor systemen die niet goed op elkaar aansluiten of geen (directe) oplossing bieden voor dagelijkse handelingen. De robots van Munker zijn het antwoord op situaties waar standaard systemen niet volstaan of te hoge (implementatie)kosten met zich meebrengen.
Om een gefundeerde keuze te maken tussen een systeem of de inzet van robots, formuleerde AB Vakwerk een aantal KPI’s. Rob: “Als we weten dat een proces gerobotiseerd kan worden, inventariseren we hoeveel tijdswinst het oplevert en wat het kost. Is de terugverdientijd korter dan een jaar? Dan doen we het. Die terugverdientijd van een jaar is volgens ons heel realistisch. Het is een utopie om te denken dat je over drie jaar exact dezelfde systemen hebt. Maar het is ook een utopie dat applicatievernieuwing snel resultaat oplevert en al onze wensen vervult. Daarom is het voor ons belangrijk dat we direct, of in ieder geval snel, profijt van de robots hebben. Ook als de terugverdientijd break-even blijkt te zijn, doen we het. In dat geval is werkgeluk de winst. Bovendien zorgt leuk en nuttig werk voor minder ziekte, daar ben ik van overtuigd. En hoewel we dit neveneffect niet hard kunnen maken in de business case, speelt het zeker een rol.”
Bart besluit: “Dankzij Munker zetten we medewerkers weer in voor waardecreatie en doen ze werk dat voor henzelf van waarde is.”

Wil jij de vaardigheden en talenten van medewerkers ook beter benutten en repetitief werk aan robots overlaten?